Bengkulu – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu terus menunjukkan tanggapnya terhadap perkembangan teknologi dengan menerapkan inovasi-inovasi canggih dalam pengelolaan arsip. Melihat semakin pesatnya perkembangan teknologi, DPK Provinsi Bengkulu telah mengadopsi berbagai aplikasi berbasis teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam standar operasional prosedur kearsipan.
Salah satu aplikasi yang telah diperkenalkan adalah Srikandi, yang telah diluncurkan oleh DPK Provinsi Bengkulu tahun lalu. Aplikasi ini memungkinkan pencatatan informasi baik berbasis analog maupun digital dengan baik, yang nantinya akan menjadi bukti akuntabilitas dan memori kolektif bangsa. Dengan demikian, dokumen dan arsip tidak lagi perlu dicetak secara fisik, menghemat biaya cetak dan meminimalisir penggunaan kertas.
Selain itu, DPK Provinsi Bengkulu juga telah menggunakan Sistem Jaringan Informasi dan Pelayanan Arsip, atau lebih dikenal sebagai Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Kepala Bidang Kearsipan, Sardi, menjelaskan bahwa JIKN memungkinkan pencatatan data ke dalam sistem yang memungkinkan pengguna untuk mengunggah dan mengelola arsip dengan efisien. Namun, akses pengunggahan dibatasi agar hanya pihak yang berwenang yang dapat mengelola arsip.
“JIKN adalah kearsipan nasional. Jadi apa pun yang telah dicatat dapat dimasukkan ke dalam sistem, dan bisa diunggah di sana. Namun, tidak semua orang dapat mengunggahnya, itu dari segi sistem informasi dan pelayanan arsip,” ungkap Sardi.
Dalam hal pelayanan, DPK Provinsi Bengkulu siap membantu masyarakat atau OPD yang membutuhkan bantuan terkait kearsipan. Namun, prioritas diberikan kepada mereka yang telah mengajukan surat dan memiliki tujuan yang jelas. Proses peminjaman arsip juga diatur dengan ketat, di mana harus ada surat resmi dan tujuan yang jelas sebelum diizinkan untuk meminjam.
“Ini adalah langkah penting dalam meningkatkan aksesibilitas dan efisiensi dalam pengelolaan arsip di era digital ini,” tambah Sardi. Pelayanan ini diserahkan kepada Sub Koordinator Pelayanan atau Sub Koordinator Dinamis untuk.(ADV)
